运营支持协调员/行政助理

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我们需要符合以下标准的有经验的合格人员:

  • ISO 9001 (质量)
  • ISO 14001 (环境)
  • ISO 18001 (职业健康与安全)
  • ISO 13485 (医疗器械)
  • IATF 16949 (汽车)

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运营支持协调员/行政助理

发表于: 07 十一月 2018

概要:

负责人力资源和财务相关的工作。管理和跟踪所分配客户和审核员的审核活动。支持职能包括:日常业务工作流程,分配的特殊项目,书面信函,数据检索,收集和编译,记录控制。为管理层,审核员和其他员工提供行政支持。

主要工作职责:

包括以下职能及其他可能分配的职能:

  • 根据需要为政府机构编制报告并开展与劳动,就业和人事问题有关的所有后续通信和活动
  • 收集和整理交由签约会计公司处理的发票
  • 收集费用报告和交由签约会计公司处理所需的备份文件
  • 协助总经理进行人事规划,招聘,纪律处理和终止活动,包括安排面谈和归档符合法规的内部管理程序所需的所有信息和文件
  • 跟踪并维护目前关于就业问题和惯例的法律知识
  • 执行办公室政策和程序,整理办公室并维护办公设备
  • 根据需要为员工提供基础费用报告和其他工作的培训
  • 确保办公室记录得到安全防护
  • 进行酒店、飞机或火车预定等行程安排
  • 协调出差行程安排
  • 协调任何所需的办公活动,履行指定的各种文书职能
  • 为新注册和续证客户编制认证,以便提交审核和批准认证/再认证。
  • 更新和维护公司数据库中分配的客户信息。
  • 跟踪客户和/或审核员的不合规情况,包括关于回复客户/审核员的信函。
  • 为审核员编制审核材料
  • 为指定的审核员提供支持和帮助,例如:回答关于客户账户的具体问题,提供审核组长进行审核所需的其他表格,清单等。
  • 在审核后给客户发审核员绩效评估表;记录/回复客户反馈
  • 按照管理层的指示执行特殊项目和其他职责。
  • 为客户答疑。
  • 监控和维护认证机构的信息
  • 通过扫描、归档、检索、保留、存储、编译、编码,更新和销毁来维护记录
  • 操作其他办公设备,如计算机,复印件,传真机和扫描仪。
监督职责: 无.

能力: 为了顺利完成工作,应具备以下能力:
  • 构思-能注意到细节并持有准确、密切的关注
  • 分歧处理-能够随机应变,应付自如
  • 以顾客为中心-致力于满足内、外部客户的期望和要求;获得第一手的客户信息,保持良好关系
  • 决策能力-利用智慧和经验综合分析判断做出正确的决策;提出有效的解决方案和建议
  • 道德和价值观-不论逆境顺境,坚持正确的核心价值观和信念,并付诸在实践中
  • 交际能力-与上、下、平级和组织内、外部的所有人保持友好、融洽的关系;善于缓解紧张气氛
  • 伙伴关系-能够迅速找到共识,以集体利益为解决问题的出发点;考虑他人利益,处事公正;和同事讨论问题时,能心平气和;有团队合作精神
  • 设立优先级-将自己的时间和其他人的时间花在重要事项上;能够迅速感知到什么会有助于或阻碍目标的实现;能分清先后缓急
  • 解决问题-利用逻辑思考,有效解决难题;可以发现隐藏的和深层的问题
  • 技术学习-快速掌握技术知识;可以学习新技能;擅长学习新的行业,公司,产品或技术知识
岗位要求:
  • 工作能力强,无需他人监管,具备良好的组织能力,对机密信息高度保密
  • 态度积极,能自我勉励,为人可靠灵活-能够在周末或公共假期偶尔加班
  • 熟练使用电脑,具备电话礼仪
  • 擅长与内外部各级客户沟通
教育和/或经验:
  • 学士学位或大学毕业或有一年相关经验和/或培训;或同等的教育和经验
  • 4-5年的行政/秘书经验。有管理体系认证机构办公室工作经验的优先考虑
语言技能:
  • 英语、普通话流利
  • 能够阅读,分析和理解文件,如安全规则,操作和维护说明以及程序手册。能够编写例行报告和信函。能够在客户或员工面前表达自如。
数学技能 :
能够使用整数,分数和小数在所有度量单位中进行加、减、乘除。能够计算比率,百分比以及绘制和解释条形图。

推理能力:
能够运用常识来理解和执行书面、口头或图表形式的指示。能够在标准化情况下处理涉及若干具体变量的问题。

证书:
大学英语六级或以上

电脑技能:
要完成这项工作,个人应该了解管理系统软件知识;熟练掌握各种计算机软件应用程序,包括Word, Excel, k, SharePoint和互联网。

体能要求:
在此描述的体能要求代表了员工为顺利履行本项工作的基本职能必须满足的要求。为使残疾人士也能履行基本职能,可做合理调整。
在履行工作职责时,员工通常需要坐着,用手指和手去操作或感觉,并且交谈和聆听。员工偶尔需要站立和步行,用手和手臂伸手抓取。员工需要偶尔抬和/或移动重达50磅的物体。
这项工作所需的具体视力能力包括良好近视力和聚焦的能力。

工作环境:​
在此描述的工作环境特征代表了员工在执行该工作的基本职能时遇到的那些特征。 为使残疾人士也能履行基本职能,可做合理调整。
在履行这项工作的职能时,员工偶尔会受到中等噪音的影响。办公区域为无烟区。

工作地点:
中国.上海